Déterminer le format de la base

Des bases de données de types très différents peuvent être connectées au GBIF, au travers de deux wrappers informatiques principaux (ABCD et Darwin Core). Cependant, pour un fournisseur n’ayant pas encore de format informatique pour ses données, le point nodal peut aider à la décision technique, voire fournir un format générique de base de données.
 

 Déterminer l’hébergement de la base

Le point nodal a la possibilité d’héberger une base ou un miroir de base, à la demande du fournisseur, mais il s’agit d’une solution exceptionnelle. Comme à tous moments, le fournisseur garde à la fois le contrôle de sa base et la responsabilité de sa maintenance.
 

 Déterminer les champs que le fournisseur veut connecter

Le fournisseur peut fournir autant de données qu’il le désire, aux niveaux qu’il désire. Bien entendu, plus les données fournies sont riches, plus elles sont utiles et plus elles sont valorisées, mais ce choix protège les données que le fournisseur préfère garder pour lui.
 

 Déterminer les métadonnées

Le GBIF rassemble des informations générales sur chaque collection et chaque institution participant au GBIF. Ces informations ou « métadonnées » permettent d’identifier la collection, de la présenter rapidement, et de fournir des contacts humains pour les utilisateurs désirant en savoir plus.

A tout moment dans ces prises de décisions, l’équipe du point nodal est là pour guider et soutenir les fournisseurs de données, que ce soit par email, par téléphone ou par l’organisation de rencontres directes. Une fois ces décisions prises et communiquées à l’équipe, celle-ci étudie la situation et prépare l’étape suivante

C’est l’étape effective, dans laquelle les champs de données fournis sont identifiés au sein d’un format commun au GBIF. Il s’agit d’un processus relativement rapide, qui consiste d’abord à installer un logiciel « wrapper » sur le serveur du fournisseur, ou sur celui du point nodal si la base est hébergée par celui-ci.

Ensuite, les membres de l’équipe du point nodal, en concertation avec les responsables techniques de la base de données, connectent une à une les catégories d’informations. Si des informations précises ont été fournies au point nodal par avance, il s’agit d’une étape rapide prenant quelques heures.

Dans cette étape, le secrétariat international du GBIF valide la nouvelle base de données et l’intègre à son moteur de recherche. L’indexation des données fournies est progressive et peut prendre quelques jours pour les plus grosses bases.

Dans la pratique, quelques semaine après le mapping, les données sont consultables sur le site web du portail GBIF.